När politikerna bestämde målen för ekologiska livsmedel klarade inte kommunen att leva upp till dem.
– Vi hade för låg andel ekologiska varor på de gamla avtalen, konstaterar Theresa Hägglund, upphandlingschef.
Därmed startade de en resa för att lyckas nå kraven. Politikerna önskemål var också att i första hand köpa från lokala producenter, i andra hand av svenska.
En arbetsgrupp tillsattes och började med att boka in enskilda möten med ett 30-tal leverantörer. Kommunen har utgått från mindre leverantörer och skapat avtalsområden som de vill ha.
– Vi har delat upp upphandlingen på flera områden för att möjliggöra för fler företag att lämna anbud. Vi bestämde också att exempelvis korven bara behöver levereras till ett ställe för att underlätta för små lokala leverantörer, säger Theresa Hägglund.
Alla får lämna anbud, men för vissa har avtalsområdena blivit för små. De upphandlingar de mindre lokala leverantörerna inte har velat tävla om har kommunen lagt i en stor varukorg, som de stora grossisterna funnit intressanta.
– Vi behöver dem också, säger Johanna Lindblad, kostchef.
Arbetet inleddes i april i fjol och har pågått löpande sedan dess. Nyligen tecknade kommunen de sista avtalen i den här omgången upphandlingar av livsmedel. Totalt har den tecknat 19 avtal med leveranser till sammanlagt 42 ställen.
Kommunen köper nu färsk, ekologisk köttfärs och nästan samtliga mejeriprodukter är ekologiska. På färsk frukt och grönt är det 100 procent ekologiskt.
Jobbet har inneburit mycket merarbete för upphandlingsgruppen, som dock är mycket nöjd. Upphandlaren Sandra Stenman tycker att det varit superkul, men beskriver processen som lång och brokig.
– Målen var tydliga och vi har arbetet hårt med att anpassa varukorgarna.
Upphandlingen av kött och chark fick de avbryta. Efter samtal med politikerna resulterade det i att de ställde ännu högre krav - högsta möjliga miljökrav. Varorna ska enbart innehålla svenska råvaror.
– Det innebär att djuren ska vara födda, uppvuxna, slaktade och beredda här, säger Sandra Stenman.
– Jag tänkte att det aldrig skulle gå, säger Johanna Lindblad.
Men det gjorde det.
– Vi har nu inga problem att nå målen, säger Theresa Hägglund, som dock tillägger att det är en utmaning att hitta bra ekologiska produkter, som inte är alltför dyra.
Man har aktivt valt ut ett ekologiskt sortiment med breda artiklar som många kan ta del av för att det ska bli ekonomiskt. Johanna Lindblad anser att de måste jobba mer säsongsbaserat.
– Nyckelfaktorn är att bli duktig på att beställa rätt, säger Theresa Hägglund.
Kommunen har ökat målsättningen för ekologiska livsmedel till 60 procent år 2030.